समाहरणालय स्थित प्रशिक्षण भवन में आयोजित इस बैठक में गोविंद इंटर कॉलेज के मैदान में पूर्वाह्न नौ बजे उपायुक्त डॉ नेहा अरोड़ा द्वारा झंडोत्तोलन किया जायेगा़ इसके अलावा समाहरणालय परिसर में 10.30 बजे, अनुमंडल कार्यालय में 10.40 बजे, जिला परिषद के डाक बंगला में 11 बजे, नगर परिषद कार्यालय गढ़वा में 11.10 बजे तथा पुलिस लाइन में 11.20 बजे झंडोत्तोलन करने का निर्णय लिया गया़ मुख्य समारोह में परेड के लिए टुकड़ियों के चयन के लिए एक कमेटी गठित की गयी़.
साथ ही परेड का पूर्वाभ्यास 10 अगस्त से 13 अगस्त तक गोविंद इंटर कॉलेज के मैदान में कराने का निर्णय लिया गया़ परेड में शामिल होने के लिए 40 सरकारी एवं गैर सरकारी विद्यालय ने अपनी स्वीकृति दी़ लेकिन इसमें से जिन विद्यालय के बच्चों का परेड संतोषजनक रहेगा, उन्हीं को मुख्य समारोह में शामिल किया जायेगा़ इसी तरह मुख्य समारोह में ही मेराल प्रखंड के अटौला गांव के शहीद आशीष तिवारी व गढ़वा के गरनाहा के शहीद आशीष सिंह के परिजनों को सम्मानित करने का भी निर्णय लिया गया़ साथ ही मैट्रिक व इंटरमीडिएट में टॉप-10 विद्यार्थियों आइआइटी, मेडिकल, इंजीनियरिंग में चयनित विद्यार्थियों व विभिन्न खेल प्रतियोगिताओं में देश स्तर व राज्य स्तर पर पुरस्कार हासिल करनेवाले विद्यार्थियों को भी सम्मानित किया जायेगा़ झंडोत्तोलन के पश्चात अपराह्न दो बजे से फैंसी फुटबॉल मैच का आयोजन बालिका मवि गढ़वा के मैदान में आयोजित होगा़ इसमें नागरिक एकादश व उपायुक्त एकादश के बीच मैच खेले जायेंगे़ संध्या 6.30 बजे से गोविंद उवि के मैदान में ही देशभक्ति पर आधारित सांस्कृतिक कार्यक्रम स्कूली बच्चों के बीच आयोजित किये जायेंगे़ इस अवसर पर मुख्य समारोह के उदघोषक के रूप में मेराल बीसीओ का चयन किया गया़ इसके अलावे सुबह में सात बजे प्रभातफेरी निकाली जायेगी़ प्रभातफेरी के समय मुख्य पथ पर परिवहन व्यवस्था बंद रखने का निर्णय लिया गया़ बैठक में उपायुक्त के अलावे उप विकास आयुक्त फैज अक अहमद मुमताज, अपर समाहर्ता जुल्फीकार अली, डीआरडीए निदेशक ओनिल क्लेमेंट ओड़या, कार्यपालक दंडाधिकारी मधुश्री मिश्रा, लक्ष्मी नारायण किशोर, समाज कल्याण पदाधिकारी शालिनी विजय, कोषागार पदाधिकारी मनोज दुबे, विधायक प्रतिनिधि बबलू पटवा, स्कूली समन्वय समिति के अध्यक्ष अलखनाथ पांडेय सहित अन्य लोग उपस्थित थे़
