पटना : सभी विभागों में योजनाओं के बेहतर क्रियान्वयन और सरकारी कामकाज को समुचित तरीके से संचालित करने के लिए फाइल नोटिंग या टिप्पणी अंकित करना बेहद महत्वपूर्ण प्रक्रिया है.
इसके आधार पर ही योजनाओं या किसी मुद्दे का पूरा आधार टिका होता है. सामान्य प्रशासन विभाग ने इससे संबंधित ऑफिस प्रोटोकॉल सभी विभागों के लिए जारी करते हुए सभी प्रधान सचिव, सचिव या विभागाध्यक्ष को पत्र लिखा है.
इसमें कहा गया है कि सभी विभाग प्रमुख बिना ठीक से पढ़े और मामले की जांच किये किसी फाइल को आगे नहीं बढ़ाएं और न ही उस पर कोई अंतिम टिप्पणी करें. बिना फाइलों को पढ़े इसे आगे खासकर अपने सीनियर के पास प्रेषित नहीं करें. कई मामलों में यह देखने को मिलता है कि जो फाइलें मुख्यमंत्री या मंत्री के स्तर तक जाती हैं, उनमें दर्ज टिप्पणियों या नोटिंग को बिना पढ़े या जांच किये आगे बढ़ा दिया जाता है. ऐसी फाइलों पर कई बार सीनियर अधिकारी के स्तर से टिप्पणी, सारांश या कमेंट भी नहीं लिखा रहता है.
फाइल पर जो सहायक या बाबुओं के स्तर सेलिखकर आ जाती हैं, उसे वैसे ही आगे बढ़ा दिया जाता है. मध्यम या उच्च स्तर पर क्रॉस चेकिंग नहीं होने की वजह से यह वैसे ही मुख्यमंत्री, मंत्री या विभागीय प्रमुख तक चला जाता है. प्रशासनिक दृष्टिकोण से ऐसा करना उचित नहीं है. इन बातों के मद्देनजर विभाग ने सचिवालय समेत अन्य सभी सरकारी कार्यालयों से गुजरने वाली फाइलों में टिप्पणी दर्ज करने से संबंधित उचित मार्ग दर्शन जारी किया है.
