इस सम्मेलन की अध्यक्षता लेफ्टिनेंट जनरल जीएस चंदेल ने की. इस अवसर पर बिहार, पश्चिम बंगाल तथा सिक्किम के के कई प्रशासनिक अधिकारी भी उपस्थित थे.
इसके अलावा एयर फोर्स तथा सेना के अधिकारी इस सम्मेलन में शामिल हुए. जलपाईगुड़ी के डिविजनल कमिश्नर वरुण कुमार राय, पूर्णिया के डिविजनल कमिश्नर सुधीर कुमार आदि के साथ पूर्वी बिहार, उत्तर बंगाल एवं सिक्किम के वरिष्ठ प्रशासनिक अधिकारी शामिल हुए. बिहार के पूर्वी इलाकों में हर वर्ष ही बाढ़ के कारण काफी जानमाल की हानी होती है. इसी प्रकार उत्तर बंगाल तथा सिक्किम में भी बीच बीच में प्राकृतिक प्रकोप से लोगों का सामना करना पड़ता है. ऐसे परिस्थिति में राहत कार्य चलाने तथा जानमाल की सुरक्षा को लेकर विभिन्न महत्वपूर्ण पहलूओं की जानकारी दी गयी.