धनबाद: बीसीसीएल में अब फाइलें गुम नहीं होंगी. पलक झपकते ही एक दफ्तर से दूसरे दफ्तर तक आदेश व फाइल पहुंच जायेंगे. बस एक क्लिक में पुरानी फाइल, कंपनी नियम व अधिनियम की जानकारी मिलेगी. यह सब संभव होगा ई-ऑफिस प्रोजेक्ट से. सीएमडी के निर्देश पर प्रोजेक्ट पर काम तेज कर दिया गया है. जल्द ही सारी प्रक्रिया पूरी कर नवंबर से कंपनी के सभी विभागों व कार्यालयों को ई ऑफिस ट्रैक पर लाने की तैयारी है.
इस बाबत कंपनी के सीएमडी डॉ टीके लाहिड़ी कहते है कि प्रोजेक्ट के मुताबिक, पेपर लेस काम होगा. इससे न सिर्फ काम की स्पीड बढ़ेगी बल्कि कागज की भी बचत होगी. अभी ट्रायल के तौर मुख्यालय में लगभग सभी तरह के काम ऑन-लाइन ही किये जा रहे हैं.
आसान होगा पुरानी फाइल को ढूंढ़ना
प्रोजेक्ट से जुड़े एक उच्च पदस्थ अधिकारी ने बताते हैं कि अभी कोई चिट्ठी या आदेश जो कंपनी स्तर से चलता है, उसे कार्यान्वयन स्तर तक पहुंचने में 3-4 दिन लग जाते हैं. कई बार चिट्ठी के पहुंचने में इतना समय लग जाता है कि उस कार्य को करने की तारीख निकल जाती है. ई ऑफिस लागू होने पर पल भर में संबंधित अधिकारी तक चिट्ठी पहुंच जायेगी. इससे न सिर्फ अधिकारी की टेबल पर फाइलों का अंबार खत्म होगा, बल्कि वरिष्ठ या कनिष्ठ अधिकारी फाइल को अर्जेट, इमीडिएट या अन्य श्रेणी में बांट कर भेजेंगे तो फाइल प्राथमिकता के साथ अधिकारी को डेस्कटॉप पर दिखाई देगी. इससे फाइल लाने, ले जाने के लिए राइडर की जरूरत भी खत्म होगी.
अधिकारी के तबादले से नहीं होगी परेशानी
अधिकारी का तबादला होने पर पुरानी फाइलों को ढूंढ़ना बहुत आसान नहीं होता है. सारी फाइलें इधर-उधर हो जाती हैं. अब ऑन लाइन प्रक्रिया में न सिर्फ एक दस्तावेज बैंक बन सकेगा बल्कि अलग-अलग टाइटल से फाइलें रखी जा सकेंगी. ताकि उन्हें आसानी से ढूंढ़ा जा सके. इतना ही नहीं अगर एक अधिकारी छुट्ठी पर है, तो उसका काम देखने वाला उसी शाखा का दूसरा अधिकारी फाइलें अपने लॉग इन से अपने पास खींच सकेगा.
निविदा की सारी प्रक्रिया ऑन लाइन कर दी गयी है. अधिकारियों के लीव-सिक, मेडिकल बिल व टूर आदि के लिए ऑन लाइन आवेदन किये जा रहे है. वहीं सभी कार्यो को ई-ऑफिस से जोड़ने की प्रक्रिया जारी है, जल्द कंपनी के सारे कार्य ऑन-लाइन किये जायेंगे.
आरआर प्रसाद,
उप महाप्रबंधक, जन संपर्क विभाग, बीसीसीएल
