किशनगंज के जिला पदाधिकारी नवीन कुमार ने मंगलवार को जिला नजारत शाखा कार्यालय का औचक निरीक्षण कर वित्तीय और प्रशासनिक अभिलेखों की स्थिति की समीक्षा की. उन्होंने विभिन्न पंजियों और संचिकाओं को नियमानुसार अद्यतन रखने, लंबित अग्रिम राशि का शीघ्र समायोजन करने तथा लंबित विपत्रों का नियमानुसार भुगतान सुनिश्चित करने का निर्देश दिया. डीएम ने अनावश्यक और अक्रियाशील बैंक खातों को बंद कराने के साथ प्रत्येक माह बैंक खातों और रोकड़ बही का मिलान कराने को भी कहा.
नजारत शाखा की संचिकाओं और पंजियों की हुई जांच
निरीक्षण के दौरान जिलाधिकारी ने कार्यालय में संधारित संचिकाओं, पंजियों और अभिलेखों की विस्तृत समीक्षा की. उन्होंने पत्राचार की स्थिति के साथ आगत-निर्गत पंजी, अनुक्रमणी पंजी, तामिला पंजी, अभिश्रव पंजी और गार्ड फाइल समेत अन्य अभिलेखों का जायजा लिया. डीएम ने सभी पंजियों को नियमित रूप से अद्यतन रखने और कार्यालयी अभिलेखों को निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार व्यवस्थित रखने का निर्देश दिया.
कैश बुक और वित्तीय अभिलेखों को अपडेट रखने का आदेश
जिलाधिकारी ने कैश बुक को नियमित रूप से अद्यतन रखने पर विशेष जोर दिया. उन्होंने नाजीर रसीद, रोकड़ पंजी, बैंक चेक रजिस्टर और अग्रिम पंजी का समुचित संधारण सुनिश्चित करने को कहा. उन्होंने लंबित अग्रिम राशि का नियमानुसार शीघ्र समायोजन कराने का निर्देश दिया, ताकि वित्तीय मामलों में अनावश्यक लंबित स्थिति नहीं बनी रहे.
लंबित विपत्रों के शीघ्र भुगतान पर जोर
निरीक्षण के दौरान विपत्र पंजी, आवंटन पंजी, एसी/डीसी बिल और न्यायालय वाद से संबंधित अभिलेखों की भी जांच की गई. डीएम ने लंबित विपत्रों का नियमानुसार शीघ्र भुगतान सुनिश्चित करने का निर्देश दिया. उन्होंने वित्तीय मामलों में पारदर्शिता बनाए रखने और सभी अभिलेखों को समय पर अपडेट करने को आवश्यक बताया.
अनावश्यक बैंक खाते बंद कराने का निर्देश
कार्यालयी वित्तीय व्यवस्था को दुरुस्त करने के लिए जिलाधिकारी ने अनावश्यक और अक्रियाशील बैंक खातों को अविलंब बंद कराने का निर्देश दिया. उन्होंने कहा कि सक्रिय बैंक खातों और रोकड़ बही का प्रत्येक माह नियमित रूप से मिलान और अद्यतन किया जाना चाहिए. इससे खातों में होने वाले वित्तीय लेनदेन की निगरानी और अभिलेखों के रखरखाव को बेहतर बनाया जा सकेगा.
पुरानी संचिकाओं को अलग रखने का निर्देश
डीएम ने अक्रियाशील और पुरानी संचिकाओं को सक्रिय फाइलों से अलग कर सुरक्षित एवं व्यवस्थित स्थान पर रखने को कहा. उन्होंने निर्देश दिया कि जरूरत पड़ने पर पुराने अभिलेख आसानी से उपलब्ध हो सकें और कार्यालय में फाइलों के रखरखाव की व्यवस्था सुव्यवस्थित बनी रहे.
कर्मचारियों की उपस्थिति पंजियों की भी जांच
निरीक्षण के क्रम में कर्मचारियों की कर्म पुस्तिका, अवकाश पंजी, भंडार पंजी और उपस्थिति पंजी की जांच की गई. इसके साथ ही बायोमेट्रिक उपस्थिति व्यवस्था की भी समीक्षा की गई. जिलाधिकारी ने सभी संबंधित पंजियों को नियमित रूप से अद्यतन रखने और कार्यालयी अभिलेखों को सुरक्षित रखने का निर्देश दिया.
नियमित पर्यवेक्षण और वित्तीय अनुशासन पर जोर
जिलाधिकारी नवीन कुमार ने नजारत शाखा के कार्यों में पूर्ण पारदर्शिता और वित्तीय अनुशासन बनाए रखने पर जोर दिया. उन्होंने अपर समाहर्ता (विभागीय जांच) को नजारत शाखा के कार्यों और अभिलेखों का नियमित पर्यवेक्षण एवं जांच करने का निर्देश दिया. साथ ही एनडीसी को भी समय-समय पर शाखा के कार्यों की समीक्षा और जांच करने को कहा गया, ताकि कार्यालयी एवं वित्तीय प्रक्रियाओं में किसी प्रकार की अनियमितता या अनावश्यक लंबित स्थिति नहीं रहे.
अधिकारी और कर्मी रहे मौजूद
निरीक्षण के दौरान अपर समाहर्ता (विभागीय जांच), वरीय उपसमाहर्ता सहित नजारत शाखा से संबंधित अन्य अधिकारी और कर्मी मौजूद रहे.